Die Zertifizierung ist die offizielle Abnahme, nachdem die Apotheke ein QM-System aufgebaut und eingeführt hat.

Die Zertifizierung umfasst im ersten Schritt den Check des Apotheken-Qualitätsmanagementhandbuches, dem ein sogenanntes Audit folgt. In ihm wird die Funktionsfähigkeit des QM-Systems in der Apotheke betrachtet und bewertet.

Die Schritte zum Zertifikat:

1. Aufbau des QMS und QM-Handbucherstellung
2. Auswahl eines Zertifizierers und Antragstellung auf Zertifizierung
3. Einreichung des QM-Handbuches ca. 8 Wochen vor dem geplanten Audittermin
4. Prüfung des QM-Handbuches durch Auditor
5. eintägiges Audit in der Apotheke
6. Entscheidung der Zertifizierungskommission
7. Erhalt des Zertifikates bei erfolgreichem Audit nach ca. 4 Wochen

Es empfiehlt sich, rechtzeitig einen geeigneten Zertifizierer auszuwählen, um im Zertifizierungsverfahren Verzögerungen zu vermeiden. Die Apotheke ist frei in der Auswahl ihres Zertifizierers, sollte jedoch auf die Qualität des Dienstleisters mit apothekenspezifischem Know-How achten.

Die Apothekerkammer Schleswig-Holstein bietet eine qualitativ hochwertige, auf die Bedürfnisse der Apotheke zugeschnittene und kostengünstige Zertifizierung an.

Sollte die Apotheke bei der Apothekerkammer Schleswig-Holstein einen Antrag auf Zertifizierung stellen, können in dem Antrag Wünsche geäußert werden, in welchem Zeitraum die Zertifizierung stattfinden soll. Bei dem Terminwunsch sind mindestens 12 Wochen Vorlaufzeit für die Antragstellung und QMH-Prüfung einzuplanen.

Die Voraussetzungen für eine Zertifizierung sind in der "Satzung für das Qualitätsmanagementsystem in Apotheken in Schleswig-Holstein vom 26.07.2017" geregelt.

Das QMS-Zertifikat ist drei Jahre lang gültig. Danach muss es erneuert werden. Damit soll erreicht werden, dass die Anstrengungen zur Qualitätssicherung nicht "einschlafen", sondern das Qualitätsmanagement zu einem ständigen Verbesserungsprozess führt.

Die Apotheken sind im Rahmen der Rezertifizierung aufgefordert, erneut den Stand ihrer Arbeit zu reflektieren und zu beschreiben. Während der Schwerpunkt bei der Erstzertifizierung auf der Bestandsaufnahme beruflichen Aktivitäten und der Angelegenheiten rund um das Management liegt, geht es in der Rezertifizierung schwerpunktmäßig darum, den Prozess der Entwicklung darzustellen.

Typische Fragestellungen bei der Rezertifizierung sind:

• Welche Veränderungen hat es seit der Erstzertifizierung  gegeben?
• Wie begründen und bewerten Sie die vorgenommenen Änderungen?
• Welche neuen Prozesse wurden aufgenommen?
• Welche Arbeitsstrukturen, Verfahren und Abläufe sind etabliert oder werden entwickelt, um dieses Thema abzusichern und weiter zu entwickeln?
• Welche Ziele haben Sie sich gesetzt?

In die Dokumentation fließen damit sowohl inhaltliche Aspekte ein und Anmerkungen zur Umsetzung.

Ablauf der Rezertifizierung

Das Rezertifizierungsverfahren entspricht in seinem Ablauf der Erstzertifizierung:

1. Schriftlicher Antrag bei der Apothekerkammer Schleswig-Holstein 
   und Zertifizierungsvereinbarung
2. Einreichen des Qualitätsmanagementhandbuches
   und der jährlichen QMS-Routinedokumentation wie z.B.  
   die Managementbewertungen, Internen Audits, Zielsetzungen usw.   
3. Audit durch ein/en Auditor/in
4. Feedbackgespräch
5. Vereinbarung von Schritten zur Weiterentwicklung
6. Entscheidungsfindung der Zertifizierungskommission
7. Vergabe des QMS-Zertifikates